Read in English (US) ==> Прочети на Български
В тази публикация ще прегледаме как да изградим стойностна комуникация при дистанционнат работа, както и стратегии и съвети как да подобрите уменията си в тази област.
Ще споделя с вас полезни примери и начини за подобряване на ежедневното ви взаимодействие във вашия екип. Ако сте на свободна практика и работите с клиенти, тази статия ще ви послужи като ръководство за насърчаване на ефективна и професионална комуникация.
Когато разглеждаме комуникацията, това е единственият начин, по който можем да си сътрудничим с другите в ежедневието си.
Независимо дали ще се състои от използване на жестове, думи или изражения на лицето, ние го използваме, за да предадем смисъл или намерение.
Разглеждайки комуникацията при отдалечената работа обаче, картината се променя драстично. Това е изцяло нов свят на изразяване и методи на разговор.
Преди да се потопим дълбоко в начините, по които можете да подобрите уменията си за писане, нека видим какви са пречките, които срещат фрийлансърите, когато започнат да работят от разстояние.
Предизвикателства при комуникация при дистанционна работа
1. Разлика в часовата зона
Едно от предизвикателствата, с които ще се сблъскате, особено ако работите в международен екип, е разликата в часовите зони.
Ако се намирате във Франция, а вашата компания е базирана в САЩ, ще трябва да направите изчисления, за да решите кога е най-доброто време да получите отговор на въпроса си.
Ако искате да говорите с конкретен ваш колега, който се намира в друга държава, ще трябва да се уверите, че времето в неговото местоположение е подходящо (да не е твърде късно или твърде рано).
2. Двусмислие на писмения текст
В много екипи дистанционната работна комуникация се осъществява предимно чрез чат и имейл. Разбираемо е, че писането ви позволява да отделите време и да изразите думите си по по-положителен начин.
Едно и също изречение или абзац обаче може лесно да се тълкува по различен начин в зависимост от културата, значенията на думите и структурата на изречението.
Значението на съобщенията е силно зависимо от незначителни детайли като пунктуация, ред на думите, форматиране и дори емотикони.
3. Липсващи характеристики на разговора от реалния живот
Онлайн не можете да чуете тона на гласа, освен ако не е конферентен разговор. Вие също се борите с намеренията на другите и вашите улики за това какво наистина имат предвид, като казват нещо, са ограничени.
Често сте принудени да поискате допълнителни разяснения, за да идентифицирате ясно значението на вашите инструкции за дадена задача.
4. Вие сте зависими от вашата връзка
Всичко, свързано с вашата работа, включително комуникацията с вашия екип, се случва онлайн. Всеки път, когато загубите достъп до интернет, вашите съобщения също са на пауза.
Това създава предизвикателство за прекъсване на потока от важна информация и разочарование. Ако пътувате, например, е много лесно да преминете през райони с ниска свързаност.
5. Чувство на изолация
Един на всеки трима дистанционни работници съобщава, че най-голямата им трудност е, че остават вкъщи твърде често, защото нямат причина да напускат. Следващата най-посочвана трудност за отдалечените работници е самотата, като 23% от отдалечените работници я посочват.
~ Buffer - Състояние на отдалечена работа 2023 г
Без значение колко приятелски настроени са вашият мениджър и колеги, те все пак са на стотици, а понякога и на хиляди километри от вас.
Факт е, че дистанционното изживяване е значително ограничено по отношение на човешкото взаимодействие. Може да се почувствате дистанцирани и незначителни, когато пропускате такива съществени части от взаимодействието на вашия екип.
Предимства на смислената дистанционна комуникация
Въпреки че ще се сблъскате с много предизвикателства в началото, можете да развиете положително мислене за комуникация от разстояние, което ще ви помогне да израснете като индивид.
Ето някои от предимствата на разговорите от разстояние:
1. Имате време да помислите
Когато пишете имейл или отговаряте на чат съобщение, можете да отделите време, за да обработите мислите си.
Вместо да се фокусирате върху това, което пропускате, когато сте далеч от човека, можете да анализирате какъв би бил най-добрият отговор.
Офлайн комуникацията не ви дава този шанс, тъй като би изглеждало странно, ако не отговорите веднага. Но онлайн можете да отделите дори 10 часа или повече, за да отговорите на имейл и никой няма да бъде изненадан.
Факт е, че колкото повече време имате, толкова по-добър резултат ще получите. Структурирайте уважителен и професионален отговор и наблюдавайте положителните моменти, идващи от него.
2. Повишена дружелюбност
Тъй като няма да можете да видите лицата на хората, дори и да изпитват негативни емоции, няма да знаете, освен ако това не личи в техните текстове.
Изолацията е по-добрият избор в контекста на намален негативизъм и положителен поглед към работата. Да, ще бъдете дистанцирани от хората, но това ще ви спести и от справянето с лошото им настроение.
3. По-добро представяне на екипа
Колкото повече си сътрудничите в отдалечения екип, толкова по-добри ще бъдат резултатите, които ще постигнете заедно. Подобрената комуникация води до по-бързи работни процеси и повишена ефективност.
Освен всичко останало, е по-малко вероятно да се раздразните поради неясни изявления и лоши обяснения, предоставени от вашите колеги.
Стратегии за ефективна онлайн комуникация
Нека да разгледаме най-ефективните стратегии за виртуална екипна комуникация, заедно със съответните примери:
1. Използвайте ясни и кратки изречения
Дългите изречения, пълни с терминология, могат да доведат до объркване и неразбиране. Напротив, когато се опитате да предадете директно смисъла на вашето запитване, то ще бъде разбрано най-добре.
Бъдете възможно най-конкретни и избягвайте ненужните неясни формулировки. Изложете основните си точки, като поставите акцент върху тях в изречението.
2. Четете с разбиране на контекста
Внимателно прочетете съобщенията на другата страна и идентифицирайте по най-добрия начин техните действителни намерения.
Може да е изкушаващо да пренебрегнете част от текста, за да спестите време, но можете да пропуснете важни подробности, които помагат да разберете вашите колеги.
3. Използвайте подходящи визуални елементи
За технически проблеми е най-добра практика, а в много случаи и необходимост, да прикачите екранна снимка. Това действие ще ускори процеса на разрешаване и ще даде по-добра представа за точния проблем.
Ако една снимка не е достатъчна, за да обясните мнението си, използвайте запис на екрана или видеоклип, за да демонстрирате какво имате да кажете.
4. Обърнете внимание на времето за отговор
Една основна част от ефективната комуникация е предоставянето на навременни отговори. Винаги, когато имате възможност, отговорете в рамките на същия ден. Най-добре е да отговорите след няколко часа, ако графикът ви го позволява.
Оставянето на разговор отворен с дни е непрофесионално и може да подкопае доверието ви. Уверете се, че сте отговорили на всички притеснения, насочени към вас до края на работния ден.
5. Използване на емотикони
Емоджитата са част от дистанционната работна комуникация и ви помагат да изразите своя тон, емоции и настроение. Винаги, когато е подходящо, не забравяйте да включите подходящо емоджи.
Фокусирайте се върху дружелюбието, подкрепата и сътрудничеството. Включването на емотикони с предимно отрицателни емоции може да разруши баланса, който се стремите да постигнете в съобщенията си.
Емотикони трябва да се използват, когато добавят към разговора и го подобряват. Пазете се от прекомерната им употреба, тъй като това може да изглежда непрофесионално.
6. Ограничете използването на съкращения и рядко използвани думи
Ако включите твърде много съкращения, ще принудите някои от участниците в разговора да проверят значението им чрез проучване.
Въпреки че повечето хора са запознати с най-разпространения жаргон, използван онлайн, не можете да разчитате изцяло на този факт. Пишете на език, който ще бъде разбираем за повечето читатели.
7. Насърчавайте благоприятна работна среда
Особено в екипните чатове ще видите много членове и някои от тях ще срещнат различни проблеми. Ако знаете как да им помогнете, не чакайте.
На мениджърите и помощния персонал може да отнеме известно време, преди да се появят, тъй като вероятно са заети да помагат на някой друг. Давайте съвети винаги, когато имате възможност да го направите.
Автоматизирайте вашата дистанционна комуникация
Ускоряването на писането ще увеличи продуктивността ви. Въз основа на ежедневните си задължения, помислете за начини за оптимизиране и автоматизиране на някои писмени задачи.
Например можете да планирате имейли и да използвате инструменти като Ditto или TextExpander, за да запазвате преки пътища или клипове. Можете също да се възползвате от шаблони за съобщения или имейли.
Тъй като AI в момента се развива, можете да се възползвате и да го използвате, за да съставите кратки отговори или да получите по-добра представа как да изразявате мислите си положително и с уважение.
Можете също да зададете правила за автоматизация. Например, всеки път, когато получите лично съобщение, можете да отговорите с автоматичен поздрав и полезна информация за вашата наличност.
Продължавай да ставаш все по-добър
Всяко ново умение, което придобивате, става по-добро с практиката. Това е въпрос на учене от това кое работи и кое не. След това приложете това знание, за да повишите нивото на комуникация.
Практикувайте, гледайте и четете по темата за отдалечените работни среди и постоянно коригирайте стратегиите си. Това ще ви помогне да останете на път.
Заключение
Независимо дали го признаваме или не, понякога дистанционната работна комуникация може да бъде предизвикателство.
Най-добрият начин за преодоляване на всеки проблем е да поддържате положително отношение и да пишете с уважение.
Бъдете ясни в писането си и бъдете професионалисти през цялото време. В началото решаването коя стратегия работи най-добре за вас може да отнеме много време, но скоро ще бъдете експерт в навигирането във виртуалната среда за работа в екип.
Коментари
Публикуване на коментар