Когато чуеш „преместване на офис“, първата мисъл често е за кашони, бюра и кабели. Но истината е, че най-трудната част не е самото пренасяне, а организацията зад него. Виждал съм го десетки пъти – клиенти, които вярват, че всичко ще стане за няколко часа, а после денят се превръща в хаос.
Офисите не са като жилищата – там всичко е подредено според работа, навици и техника. Една грешка при демонтаж или пренасяне може да забави цяла фирма. А това струва пари, объркване и време.
Истината зад добре организираното преместване
В нашата работа има една проста формула, колкото по-добре е планирано преместването, толкова по-малко тежи.
Преди да се вдигне каквото и да било, се уточняват детайлите вход до сградата, асансьори, охрана, подземни гаражи. Звучи малко, но всъщност това решава дали камионът ще стигне до входа или ще трябва да се пренася на ръка още 50 метра. Защото ако буса не стигне до входа означава, че трябва да се ангажират допълнителни хамали за носене на ръце. Входовете за подземия имат ограничения за превозни средства, около 220 см H/височина/
Много фирми не си дават сметка, че пренасянето на офис техника и мебели изисква не просто сила, а мисъл. Някои мебели са захванати за стени, има вградено осветление, а при демонтаж е важно да се запази всяко болтче. После същите хора се чудят защо нещо липсва или не може да се сглоби.
Пример от реалността
Неотдавна ни повикаха за преместване в бизнес сграда в центъра на София. Планът изглеждаше прост, мебели и техника до нов етаж в същата сграда. Оказа се обаче, че достъпът до товарния асансьор е ограничен, а камионът не може да влезе в подземния паркинг.
Наложи се двоен пренос – от офиса до паркинга и оттам до камиона навън. Такава ситуация изисква повече хора, повече време и още плащане на пари. Накрая всичко беше успешно, но само защото клиентът имаше търпение и разбиране, че това не е просто „носене на кашони“.
Заключение
Преместването на офис е като малък проект нуждаещ се от подготовка, комуникация и точност. Не става само с камион и мускули. Трябва мисъл, опит и уважение към ситуацията. Ако ви предстои промяна на работното място, подгответе се разумно и потърсете хора, които не просто пренасят, а разбират от организация.